「ちゃんとメモを取っているのに、後で見返すと内容を思い出せない」そんな経験はありませんか。実は忘れっぽいことが原因ではなく、メモの取り方そのものに一つだけ工夫が足りないケースがほとんどです。今回はそんなお悩みを抱える方へ、実例とともに忘れづらいメモの取り方を解説します。
メモを取っても忘れてしまう人に共通する原因
仕事のメモを一生懸命取っているのに、なぜか忘れてしまう、自分でもなぜか分からないと悩む若手社会人は少なくありません。
まずはその背景によくある、原因を整理してみましょう。
メモが「記録」で終わっている
多くの人が取っているメモは、会議で聞いた内容や上司からの指示を、そのまま文字にしただけのものです。
事実を書き写すことと、その内容を行動に移せる状態にすることは、まったく別の作業です。
書いた時点で満足してしまうと、後で読み返しても「これはどうすればいいの？」とメモの先の行動がわからなくなってしまうのです。
特に忙しい場面では、聞いた単語をとにかく文字として書き残すことに意識が向きがちで、話の内容を整理する余裕がありません。
見返すタイミングを決めていない
メモ帳やアプリにびっしり書き込んでいても、それを見返す時間を意識的に作っていない人は多いはずです。
書いた直後は記憶としても新しいので内容を理解できますが、数時間後、数日後には文脈が抜け落ち、単なる文字の羅列に見えてしまいます。
定期的に見返して内容を整理する習慣がないと、せっかくのメモが「書いただけの記録」としてあまり価値のないものになってしまいます。
誰のためのメモかを意識していない
もう一つ見落とされがちなのが、そのメモを誰が読むのかという視点です。
会議中に走り書きしたメモは、その場での本人にしか分からない略語や省略が多くなりやすいです。
翌日や翌週の自分がそのメモを読むころには、「別人」といってもおかしくないほど、頭の中は切り替わっていることでしょう。
こうして、今の自分にしか通じない書き方では、未来の自分が読んだときに意味が通らなくなってしまうのです。
忘れないメモの取り方、たった一つの工夫とは
忘れないメモに変えるためのポイントはとてもシンプルです。
聞いたことをそのまま書くのではなく、聞いたうえで「次に自分が何をするか」という行動の形に変換して書くこと。これだけです。
具体例で考えてみる
たとえば会議で「来週の火曜までに資料を修正してほしい」と言われたとします。
ここで「資料修正の件、来週火曜まで」とだけ書くのが、いわゆる記録型のメモです。
一方で「火曜10時までに資料の第2章を直し、上司に確認してもらう」というように、期限・対象・次の一歩までを書き添えると、いつ誰がみても分かりやすい行動型のメモになります。
後から読み返したとき、記録型のメモは「何をどこまでやればいいのか」を再度考え直す必要があります。
行動型のメモであれば、読んだ瞬間に理解し、体が動くはずです。
この差が、“メモの内容を忘れる・忘れない“を分けています。
なぜ「行動への変換」が効くのか
人は情報をそのまま記憶するより、自分の言葉に置き換えたほうが定着しやすいと言われています。
メモを取る際に「次に何をするか」まで考えることで、聞いた内容を一度頭の中で咀嚼することになり、内容への理解度が上がります。
逆に、右から左へ書き写しただけの情報は、頭に残りにくいまま流れていってしまうのです。
今日からできる、仕事メモの取り方のコツ
ここからは「行動に変換する」という考え方を、実際の仕事の場面で使いやすい形に落とし込んで説明していきます。
いきなり完璧を目指す必要はありませんので一つずつ試しながら、自分に合うやり方を見つけてください。
ステップ1：メモの最後に一行「行動」を添える
まずは、どんなメモにも最後の一行だけ「自分は何をするか」を書く習慣をつけましょう。
会議の内容を箇条書きでまとめたあとでも構いません。
最後に「私は〇〇をする」という一文を加えるだけで、そのメモは一気に行動型に変わります。
慣れないうちは形式的でも問題ありません。
続けるうちに、聞きながら自然と行動を意識できるようになってくはずです。
ステップ2：期限は具体的な数字で書く
「なるべく早く」「今週中に」といった曖昧な言葉は、後から見返したときに解釈のズレが生まれてしまいます。
期限は「〇月〇日の何時まで」というように、できるだけ具体的な数字に置き換えて書くのがポイントです。
相手が曖昧な表現しか言わなかった場合でも、その場で「今週中というと、金曜の午前中でよろしいですか」と確認してから書き留めれば、慌てることがなくなります。
ステップ3：その日のうちに一度はメモを読み返す
書いたメモは、その日の終わり、あるいは翌朝の始業前など、決まったタイミングで一度読み返すようにしましょう。
読み返すときに、行動が具体的に書けていない箇所があれば、その場で書き足します。1件あたりにかける時間は数十秒で十分です。
このサラッと読み返すことを習慣にするだけで、メモが「書いて終わり」ではなく「使うための道具」に変わっていきます。
ステップ4：シーンごとに書き方を少し変える
会議、上司からの口頭指示、電話でのやり取りなど、メモを取る場面はさまざまです。
会議であれば決定事項と担当者、自分への指示であれば期限と確認方法、電話であれば相手の名前と折り返しの要否といったように、場面ごとに「最低限落とさない項目」を決めておくと、行動への変換がぐっとスムーズになります。
すべてを完璧に網羅しようとせず、まずは自分がよく使う場面に絞って基本項目を作ってみるとよいでしょう。
ツールよりも「書き方」を見直す
紙のメモ帳、スマートフォンのメモアプリ、ビジネスチャットのメモ機能など、メモに使える道具の種類はさまざまです。
ただ、どのツールを使っても、行動に変換する工夫がなければ結果は変わりません。
まずは今使っているツールのままで構わないので、書き方の部分から見直してみることをおすすめします。
メモを味方にすれば、仕事の信頼も積み上がる
指示を正確に実行できる人は、周囲から見ても頼りになる存在です。
メモの取り方一つで、ミスの少なさや対応の早さが変わり、それが評価や信頼につながっていきます。
メモを取るときの工夫は特別なスキルではなく、誰でも今日から始められる改善です。
焦らず、まずは一つの案件からで良いので、行動に変換する書き方を試してみてください。
まとめ：メモの取り方を変えれば仕事の抜け漏れは防げる
メモを取っても内容を忘れてしまうのは、記憶力の問題ではなく、メモを「記録」のまま終わらせていることが原因です。
聞いた内容を行動の形に変換して書くだけで、後から読み返したときの理解しやすさが大きく変わります。
今日の会議やちょっとした指示のメモに、ぜひ「次に何をするか」を加えてみてください。
積み重ねていくうちに、仕事の進め方そのものが、少しずつスムーズになっていくはずです。
